Subject: Värbamistarkvara Sotsiaalministeeriumi valitsemisala asutustele
From: Helin Süld - SOM <[email-masked]>
Date: Wed, 11 Feb 2026 11:38:21 +0000

Tere
Sotsiaalministeerium korraldab väikehanke värbamistarkvara pakkuja leidmiseks. Teenust soovivad kasutada Sotsiaalministeeriumi valitsemisala asutused: Sotsiaalkindlustusamet, Terviseamet, Tervise Arengu Instituut, Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskus ja Sotsiaalministeerium.
Palume teil esitada pakkumus värbamistarkvara kasutusõiguse ja toe osas 3-aastaseks perioodiks.
Mida vajame:
Konto ja kasutajad:

  *
 Eestikeelne tarkvaralahendus.
  *
Iga asutus saab eraldiseisva konto.
  *
Piiramatu arv värbamisprojekte ja kandidaatide andmebaasi maht.
  *
Kuni 7 peakasutajat (admin roll).
  *
Kuni 5 värbaja rolli kasutajat asutuse kohta.
  *
Piiramatu arv kliendi rolli kasutajaid (värbavad juhid).
  *
Võimalus siduda piiramatu arv erinevate õigustega kasutajaid.
  *
Sisselogimine kontole erinevatel viisidel (Parool, id-kaart, smart-ID, mobiili-ID)

Värbamisprotsess ja töökuulutused:

  *
Täielikult kohandatav protsess vastavalt asutuse vajadustele:
  *
Värbamisetappide loomine ja muutmine (nt staatusel põhinevalt CV-sõelumine, intervjuu, testid, lõppvalik). Võimalus saata soovi korral staatuse muudatusest info ka kandidaadile ja värbavale juhile e-mailile.
  *
Võimalus luua nii avaliku kui sisekonkursi projekte ning ka konfidentsiaalseid projekte (näiteks juhtide värbamine).
  *
Kujundus vastavalt asutuse visuaalsele identiteedile ja kandideerimisvormide lihtne muudetavus (erinevate mallide loomise ja nende muutmise võimalus)
  *
Võimalus lisada konkursil osalemisega seotud kohustuslikke küsimusi. Näiteks palgaootus
  *
Sobivad formaadid erinevatele kanalitele (tööportaalid, sotsiaalmeedia, koduleht) ja tööpakkumiste väljastamine JSON, XML, iFrame, JavaScript liideste kaudu
  *
Liidestus asutuse veebilehe, Rahandusministeeriumi avalike konkursside lehega, CV Online’iga ja kuulutuse otse jagamise võimalus sotsiaalmeedias
  *
CV-de ja kandideerimisavalduste automaatne vastuvõtmine erinevatest kanalitest (tööportaalid, kandideerimisvorm erinevatel veebilehtedel, sotsiaalmeediast jne)+ käsitsi lisamise võimalus
  *
CV-de edastamisvõimalus e-mailile
  *
Asünkroonsed videointervjuud ja kandidaatide video-CV võimalus
  *
Kandidaatide hindamine ja kommenteerimine, ajalugu, GDPR nõusolekute haldamine sh.
  *
Ülevaade aktiivsetest projektidest ja kandidaatide staatusest.
  *
Süsteemi teavitused uutest kandidaatidest ja aegumistest.   
  *
Masstegevused kandidaatidega (kirjad, tagasiside (samuti ajastatav), ajatatavad automaatkirjad, intervjuukutsed ja nende meeldetuletused, eeltäidetud kirjamallid ja nende eriliikide loomise võimalus) sh. töövoogude automatiseerimine (automaatsed reeglipõhised tegevused näiteks kui mingi dokument on puudu, siis annab süsteem märku) ning võimalus teha tegevusi mitme kandidaadiga korraga.
  *
Süsteemis peab olema võimalus planeerida ja hallata kandidaatide intervjuusid, sealhulgas määrata/ajatada kuupäevad, kellaajad, teavitused osapooltele ning vajadusel võimaldada integreerimist kalendrisüsteemidega
  *
Piiramatu arv kandidaate andmebaasis, erinevad otsinguvõimalus ja filtrite seadmine (kriteeriumid, märksõnad, skoorimine), võimalusel automaatne CV parsimine
  *
Kogu protsessi vastavus GDPR nõuetele. Samas peaks jääma alles info kui palju kandidaate kandideeris ja palju mingisse etappi jõudis ka pärast isikuandmete kustutamist,

Statistika ja raportid

  *
Võimalus koostada raporteid avaldatud töökuulutuste, laekunud avalduste, erinevas staatuses olnud kandidaatide kohta, soovitavalt ka keskmise kandidaatide arvu arvestus (avalikud konkursid), keskmise hinde arvestus.
  *
Võimalus eksportida Excelisse

Tugi

  *
Kasutajatugi tööpäeviti telefoni, proaktiivse vestlusakna või e-posti teel tööaegadel
  *
Kasutusjuhendid
  *
Pakkuja tagab tarkvara kasutajatele esmase väljaõppe/koolituse, hilisemalt vastavalt vajadusele ning regulaarse täiendava koolituse või vebinaride vormis juhendamise tarkvara uuenduste ja uute funktsioonide osas, et tagada tarkvara tõhus ja ajakohane kasutamine ning õppevideod teemade kaupa.

Asutuste eeldatav kuulutuste hulk ühes (1) aastas:
Sotsiaalkindlustusamet - 120 kuulutust, Terviseamet - 50 kuulutust , Tervise Arengu Instituut - 20 kuulutust, Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskus - 25 kuulutust aastas, Sotsiaalministeerium - 60 kuulutust aastas.

Lepingu kehtivusaeg: 3 aastat

Palume pakkumuses esitada:

  *
Sisuline pakkumine, mis sisaldab pakutava tarkvaralahenduse põhjalikku kirjeldust, funktsionaalsusi, võimalusi ja piiranguid.
  *
Pakkumise hind: kas kuupõhine tasu igale asutusele eraldi või kuulutusepõhine tasu igale asutusele eraldi või aastahind igale asutusele eraldi
  *
Süsteemi demo link, mida saaksid asutused vaadata ja iseseisvalt kasutada või pakkuda välja aeg demo esitluse läbiviimiseks

Pakkumuste hindamine:

  *
Pakkumiste saamisel jagame need asutuste kontaktisikutega. Iga asutuse kontaktisik järjestab pakkujad lähtudes a) hinnast b) vastavusest vajadustele c) kasutajamugavusest ja täiendavatest kasutusvõimalustest. 1 on parim ja 3 nõrgim. Võidab vähima punktisummaga pakkuja. Kui punktisumma on võrdne, siis otsustatakse võitja loosi teel.

 Tähtaeg ja kontakt:
Palume pakkumuse saata e-posti aadressile [email-masked] hiljemalt 09.01.2026 kell 17.00. Sisuliste küsimuste korral palun võtke ühendust Edith Kallaste'ga [email-masked].

Lugupidamisega

Helin Süld
personalispetsialist
[email-masked]

Sotsiaalministeerium
Suur-Ameerika 1
10122 Tallinn
www.sm.ee<https://www.sm.ee/>